Règles de facturation

• Des bons de commande sont nécessaires pour toutes les dépenses facturées de tiers engagées par Lhoist. Les fournisseurs ne doivent pas accepter de commande ou d'instruction de livraison de biens ou de services de la part de Lhoist sans se voir attribuer un numéro de bon de commande correspondant. Des exceptions peuvent être possibles et seront identifiées au cas par cas. 

• Les numéros de bon de commande doivent être référencés sur toutes vos factures, bons de livraison et correspondances connexes. Les factures sans numéro de bon de commande seront mises en attente jusqu'à ce qu'un numéro de bon de commande valide soit fourni, les livraisons de biens ou de services sans un bon de commande valide seront refusées. Cela peut entraîner des retards de paiement jusqu'à ce que la facture soit corrigée avec les informations nécessaires. 

Les notes de crédit doivent mentionner la facture spécifique en cours de correction et doivent inclure les mêmes informations que la facture à laquelle elles se rapportent.

• L'utilisation de factures électroniques au format PDF est préférée et encouragée. Si votre entreprise génère des factures électroniques, celles-ci doivent être envoyées par e-mail à l'adresse e-mail liée à l'entité légale de Lhoist que vous facturez. Cette adresse est mentionnée sur chaque bon de commande. 
  • Si vous ne générez pas de factures électroniques, les documents originaux doivent être envoyés par courrier à l'entité légale mentionnée sur le bon de commande. 
     
• Pour assurer le traitement en temps voulu de vos factures : 
  • Les factures ne doivent inclure qu'un seul numéro de bon de commande. Si une facture inclut des éléments provenant de plusieurs bons de commande, la facture sera renvoyée. 

  • Les factures doivent être alignées sur les aux données fournies sur le bon de commande, c'est-à-dire 
    • La même société Lhoist que sur le bon de commande 
    • La même devise que celle indiquée sur le bon de commande 
    • Dans la mesure du possible, les lignes de la facture doivent faire référence au numéro de ligne correspondant du bon de commande. 

  • De plus, pour les factures électroniques au format PDF : 
    • Chaque facture doit être un document PDF séparé 
    • Les e-mails ne doivent inclure qu'une seule facture et ne doivent pas inclure d'autres pièces jointes (par exemple, des signatures) 
    • Le sujet de l'e-mail doit commencer par Facture / Invoice / Facture / Faktuur / Rekening / Rechnung, etc. 

Pour les exceptions identifiées pour lesquelles aucun bon de commande n'a été émis, l'adresse e-mail complète de la personne de Lhoist demandant le service/les biens doit être clairement indiquée sur la facture. Si vous n'avez pas l'adresse e-mail, le nom complet de la personne de Lhoist doit être mentionné. Si ces informations sont manquantes, la facture sera mise en attente jusqu'à ce que ces informations soient fournies. Cela peut entraîner des retards de paiement. 

Naturellement, toutes les factures soumises - papier ou électronique au format PDF - doivent respecter les exigences légales. En cas d'informations légalement requises manquantes, la facture sera refusée et une nouvelle facture, respectant toutes les informations légales, devra être émise. 

Veuillez noter qu'il n'y a pas de changements en termes de lieux de livraison. Les biens et services commandés doivent continuer à être livrés à l'emplacement Lhoist mentionné sur le bon de commande ou dans la communication échangée avec vous en cas d'exceptions sans bon de commande. 

 

Départements Comptabilité et Achats de Lhoist