Regeln für die Rechnungsstellung

• Für alle von Lhoist in Rechnung gestellten Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen sind Bestellungen erforderlich. Lieferanten dürfen keine Bestellungen oder Anweisungen zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen von Lhoist annehmen, ohne eine entsprechende Bestellnummer erhalten zu haben. In absoluten Ausnahmefällen können andere Regelungen vereinbart werden. Diese werden von Fall zu Fall entschieden.
   
• Die Angabe von Bestellnummern auf allen Rechnungen, Lieferscheinen und der dazugehörigen Korrespondenz ist verpflichtend. Rechnungen ohne die Angabe einer gültigen Bestellnummer werden zurückgestellt, bis eine gültige Bestellnummer vorgelegt wird. Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen ohne gültige Bestellnummer werden abgelehnt. Dieses kann dazu führen, dass sich Zahlungen verzögern, bis zur Rechnungskorrektur mit allen erforderlichen Informationen.  

Gutschriften müssen die zu korrigierende Rechnung erwähnen und die gleichen Informationen enthalten wie die Rechnung, auf die Sie sich beziehen. 

• Die Verwendung von elektronischen Rechnungen im PDF-Format wird bevorzugt und empfohlen. Wenn Ihr Unternehmen elektronische Rechnungen erstellt, sollten diese per E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die auf unseren jeweiligen Bestellungen angegeben ist. 
  • Wenn Sie keine elektronischen Rechnungen erstellen, sollten die Originaldokumente per Post an die auf der Bestellung angegebene Rechnungsadresse gesendet werden. 
     
• Zur rechtzeitigen Bearbeitung Ihrer Rechnungen sind folgende Grundlagen zu beachten: 
  • Rechnungen dürfen nur eine Bestellnummer enthalten. Wenn eine Rechnung Artikel aus mehreren Bestellungen enthält, wird die Rechnung zurückgeschickt. 

  • Die Rechnungen müssen mit den Daten der Bestellung übereinstimmen, d.h.  

    • Dieselbe Firmenbezeichnung wie in der Bestellung angegeben 

    • Dieselbe Währung wie in der Bestellung angegeben  

    • Wann immer möglich, müssen die Rechnungszeilen auf die entsprechende Bestellnummer verweisen. 

  • Bei elektronischen Rechnungen im PDF-Format ist zusätzlich zu beachten 

    • Jede Rechnung sollte ein separates PDF-Dokument sein.  

    • E-Mails sollten nur eine Rechnung und keine weiteren Anhänge enthalten.  

    • Der Betreff der E-Mail sollte mit Invoice / Facture / Faktuur / Rekening / Rechnung / etc. beginnen. 

Für die identifizierten Ausnahmen, für die keine Bestellung ausgestellt wurde, muss die vollständige E-Mail-Adresse der Person, die die Dienstleistung/Waren anfordert, deutlich auf der Rechnung angegeben werden. Liegt Ihnen die E-Mail-Adresse nicht vor, sollte der vollständige Name der Lhoist-Anforderers angegeben werden. Fehlen diese Angaben, wird die Rechnung so lange zurückgestellt, bis diese Informationen nachgereicht werden. Dies kann zu einer Verzögerung der Zahlung führen. 

Selbstverständlich müssen alle eingereichten Rechnungen - ob in Papierform oder als elektronisches PDF-Dokument - den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Fehlen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, wird die Rechnung abgelehnt und es muss eine neue Rechnung ausgestellt werden, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. 

Bitte beachten Sie, dass es keine Änderungen in Bezug auf die Lieferorte gibt. Die bestellten Waren und Dienstleistungen müssen weiterhin an den Lhoist-Standort geliefert werden, der auf der Bestellung oder in der mit Ihnen ausgetauschten Kommunikation angegeben ist. 

Lhoist Kreditorenbuchhaltung & Einkauf