Normas de Facturación

• Se requieren órdenes de compra para todos los gastos de terceros facturados incurridos por Lhoist. Los proveedores no deben aceptar ninguna orden o instrucción de entrega de bienes o servicios de Lhoist sin recibir un número de orden de compra relacionado. Excepciones pueden ser posibles y serán identificadas caso por caso. 

• Los números de orden de compra deben ser referenciados en todas sus facturas, notas de entrega y correspondencia relacionada. Las facturas sin número de orden de compra serán puestas en espera hasta que se proporcione un número de orden de compra válido, y las entregas de bienes o servicios sin un número de orden de compra válido serán rechazadas. Esto puede resultar en demoras en los pagos hasta que la factura se corrija con la información requerida. 

Las notas crédito deben mencionar la factura específica que se está corrigiendo y deben incluir la misma información que la factura a la que están relacionadas. 

• Se prefiere y fomenta el uso de facturas electrónicas en formato PDF. Si su empresa genera facturas electrónicas, estas deben ser enviadas por correo electrónico a la dirección de correo electrónico relacionada con la entidad legal de Lhoist a la que está facturando. Esta dirección se menciona en cada orden de compra. 
  • Si no genera facturas electrónicas, los documentos originales deben ser enviados por correo a la entidad legal mencionada en la orden de compra. 
     
• Para garantizar el procesamiento oportuno de sus facturas: 
  • Las facturas deben incluir solo un número de orden de compra. Si una factura incluye elementos de múltiples órdenes de compra, la factura será devuelta. 
     
  • Las facturas deben estar alineadas con los datos proporcionados en la orden de compra, es decir, 
    • La misma empresa de Lhoist que la orden de compra
    • La misma moneda que se indica en la orden de compra 
    • Si es posible, las líneas de la factura deben hacer referencia al número correspondiente de la línea de la orden de compra.
       
  • Además, para facturas electrónicas en PDF: 
    • Cada factura debe ser un documento en PDF por separado 
    • Los correos electrónicos deben incluir solo una factura y no deben incluir ningún otro archivo adjunto (por ejemplo, firmas)
    • El asunto del correo electrónico debe comenzar con Factura / Invoice / Facture / Faktuur / Rekening / Rechnung, etc.

Para las excepciones identificadas para las cuales no se emitió una orden de compra, la dirección de correo electrónico completa de la persona de Lhoist que solicitó el servicio/bienes debe estar claramente indicada en la factura. Si no tiene la dirección de correo electrónico, se debe mencionar el nombre completo de la persona de Lhoist. Si falta esta información, la factura se retendrá hasta que se proporcione esta información. Esto puede resultar en demoras en el pago. 

Naturalmente, todas las facturas presentadas, ya sea en papel o electrónicamente en formato PDF, deben cumplir con los requisitos legales. En caso de que falten información legalmente requerida, la factura será rechazada y se deberá emitir una nueva factura que cumpla con toda la información legal requerida. 

Tenga en cuenta que no hay cambios en cuanto a los lugares de entrega. Los bienes y servicios pedidos deben seguir siendo entregados en la ubicación de Lhoist mencionada en la orden de compra o en la comunicación intercambiada con usted en caso de excepciones sin orden de compra. 

 

Cuentas por Pagar y Departamento de Compras de Lhoist