Factureringsregels

 

• Voor alle gefactureerde uitgaven van derden die ten behoeve van Lhoist zijn uitgevoerd, zijn inkooporders vereist. Leveranciers mogen geen enkele order of instructie voor de levering van goederen of diensten aan Lhoist accepteren zonder een bijbehorend inkoopordernummer te bekomen. Uitzonderingen zijn mogelijk en worden geval per geval geïdentificeerd. 
   
• Inkoopordernummers moeten worden vermeld op al uw facturen, leveringsbonnen en gerelateerde correspondentie. Facturen zonder inkoopordernummer worden niet verwerkt totdat een geldig inkoopordernummer is verstrekt, en leveringen van goederen of diensten zonder een geldige inkooporder worden geweigerd. Dit kan leiden tot vertragingen in de betaling totdat de factuur is gecorrigeerd met de vereiste informatie. 

Creditnota's moeten de specifieke gecorrigeerde factuur vermelden en dezelfde informatie bevatten als de factuur waarnaar ze verwijzen. 

• Het gebruik van elektronische facturen in PDF-formaat heeft de voorkeur en wordt aangemoedigd. Als uw bedrijf elektronische facturen genereert, moeten deze per e-mail worden verzonden naar het e-mailadres dat is gekoppeld aan de juridische entiteit van Lhoist die u factureert. Dit adres staat vermeld op elke inkooporder. 
  • Als u geen elektronische facturen genereert, moeten originele documenten per post worden verzonden naar de juridische entiteit die wordt vermeld op de inkooporder. 
     
• Om ervoor te zorgen dat uw facturen tijdig worden verwerkt: 
  • Facturen mogen slechts één inkoopordernummer bevatten. Als een factuur items bevat van meerdere inkooporders, wordt de factuur teruggestuurd. 

  • Facturen moeten in lijn zijn met de gegevens vermeld op de inkooporder, namelijk: 
    • Hetzelfde Lhoist-bedrijf als op de inkooporder 
    • Dezelfde valuta als vermeld op de inkooporder 
    • Indien mogelijk moeten factuurregels verwijzen naar het overeenkomstige inkooporderegelnummer.

  • Daarnaast, voor elektronische PDF-facturen: 
    • Elke factuur moet een apart PDF-document zijn 
    • E-mails mogen slechts één factuur bevatten en mogen geen andere bijlagen bevatten (bijvoorbeeld handtekeningen) 
    • Het onderwerp van de e-mail moet beginnen met Factuur / Invoice / Facture / Faktuur / Rekening / Rechnung, enz. 

Voor de geïdentificeerde uitzonderingen waarvoor geen inkooporder werd aangemaakt, moet het volledige e-mailadres van de Lhoist-persoon die de service/goederen heeft aangevraagd duidelijk op de factuur worden vermeld. Als u het e-mailadres niet hebt, moet de volledige naam van de Lhoist-persoon worden vermeld. Als deze informatie ontbreekt, wordt de factuur niet verwerkt totdat deze informatie is verstrekt. Dit kan leiden tot vertragingen in de betaling. 

Uiteraard moeten alle ingediende facturen - papier of elektronisch in PDF-formaat - voldoen aan de wettelijke vereisten. Indien wettelijk vereiste informatie ontbreekt, wordt de factuur geweigerd en moet er een nieuwe factuur worden opgemaakt met alle vereiste wettelijke informatie. 

Merk op dat er geen wijzigingen zijn wat betreft leveringslocaties. Goederen en diensten die zijn besteld, moeten worden geleverd aan de Lhoist-locatie vermeld op de inkooporder of in de communicatie die met u is uitgewisseld in geval van uitzonderingen zonder inkooporder. 

Lhoist Crediteurenadministratie & Inkoop