Do wystawienia faktury obciążającej kosztami Lhoist wymagane jest zamówienie wystawione przez Lhoist. Dostawcy nie powinni akceptować żadnych zamówień ani instrukcji dotyczących dostawy towarów lub usług od Lhoist bez otrzymania właściwego numeru zamówienia. Wyjątki od tej reguły będą ustalane indywidualnie.
Numery zamówień powinny być podane we wszystkich fakturach, listach przewozowych i powiązanej korespondencji. Faktury bez numeru zamówienia zakupowego zostaną wstrzymane, do czasu uzupełnienia ważnego numeru zamówienia, a dostawy towarów lub usług bez ważnego zamówienia będą odrzucane. Może to skutkować opóźnieniami w płatnościach do czasu skorygowania faktury wymaganymi informacjami.
Noty kredytowe powinny zawierać informacje o konkretnej fakturze, która jest korygowana, i powinny obejmować te same informacje co faktura, do której się odnoszą.
Faktury powinny zawierać tylko jeden numer zamówienia zakupowego. Jeśli faktura obejmuje pozycje z kilku zamówień zakupowych, zostanie odesłana.
Faktury muszą być zgodne z danymi podanymi w zamówieniu zakupowym, tj.
Ta sama firma Lhoist co w zamówieniu zakupowym
Ta sama waluta, co wskazana w zamówieniu zakupowym
W miarę możliwości, pozycje na fakturze powinny odnosić się do odpowiedniego numeru pozycji w zamówieniu zakupowym.
Każda faktura powinna być oddzielnym dokumentem PDF
E-maile powinny zawierać tylko jedną fakturę i nie powinny zawierać żadnych innych załączników (np. podpisów)
Temat e-maila powinien zaczynać się od Faktura / Invoice / Facture / Faktuur / Rekening / Rechnung, itp.
W przypadku wyjątków, dla których nie zostało wydane zamówienie zakupowe, pełen adres e-mail osoby z Lhoist, która zleciła usługę/dostarczenie towarów, musi być wyraźnie podany na fakturze. Jeśli nie mają Państwo adresu e-mail, należy podać pełne imię i nazwisko osoby z Lhoist. Brak tych informacji spowoduje wstrzymanie faktury do momentu ich dostarczenia, co może prowadzić do opóźnień w płatnościach.
Wszystkie faktury - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w formacie PDF - muszą spełniać wymagania prawne. Brak informacji wymaganych prawem będzie skutkować odrzuceniem faktury, a nowa faktura z uwzględnieniem wszystkich informacji prawnych będzie musiała zostać wystawiona.
Proszę zauważyć, że nie ma zmian w zakresie lokalizacji dostawy. Zamówione towary i usługi powinny nadal być dostarczane do lokalizacji Lhoist wskazanej na zamówieniu lub określonej w informacjach dostarczonych do Państwa w przypadku wyjątków bez zamówienia.
Działy Finansów i Zakupów Lhoist